1、提前准备好申请「在留资格认定证明书」的交付所必要的各种书面材料。
①入学许可书
②在留资格认定证明书的交付申请书
③照片(高40mm×宽30mm)4枚
④留学的经费支付证明资料(要提出证明书原件、没有日语的要添付日本语译文)
本人支付留学经费的情况时
本人名义的存款证明书
可以清楚证明资金形成过程的资料，如存折的存款记录相关的所有页面的通帐复印件等
在职证明书
过去3年间收入证明书
经费支付者是本人以外，在日本国外居住的亲属等情况时
经费支付者亲笔的经费支付书
经费支付者与留学者本人的关系证明书
经费支付者名义的存款证明书
经费支付者名义的可以清楚证明资金形成过程的资料，如存折的存款记录相关的所有页面的通帐复印件等
经费支付者的在职证明书，经费支付者的过去3年间的收入证明书
⑤履历书
⑥护照复印件
⑦可以证明日本语能力的证明书
2、由代理人(日本语学校等)向日本的入国管理局提交你的「在留资料认定证明书」的申请。证明书取得后也由代理人领取。
3、通过指定的代理申请机构，向在外日本公馆(如日本驻中国大使馆等)提出以下必要资料以取得签证。
①护照
②在留资料认定证明书
③入学许可书
④其他必要的资料(需要事先向相应的在外日本公馆确认所需的具体资料)
※「在留资格认定证明书」自发行之日起3个月内有效，若是在此期间内没有到日本机场等进行上陆申请的话，认定书将会失效，从而无法进入日本国，关于这一点一定要注意。
※具体的手续办理过程有时会和上述内容有些出入，有时会有必要资料等的变更追加的可能性，一定要和你要入学的学校及在外日本公馆进行确认。